什么是告知函和落实函

告知函和落实函是两种常见的商务文书，它们在传递信息、确认事项和推动工作落实方面发挥着重要作用。告知函通常用于向收件人传递某些信息或通知，而落实函则是用于确认某项事项已经得到实施或完成。 告知函是一种正式的书面通知，它通常包含以下要素：收件人信息、发件人信息、通知事项的具体内容、通知的目的和重要性，以及可能的相关附件或附件要求。告知函的目的是确保收件人能够及时、准确地了解相关信息。 落实函则是在告知函的基础上，进一步确认某项事项已经按照要求完成或正在按照计划进行。落实函通常包括以下内容：收件人信息、发件人信息、已落实的事项概述、落实的具体细节、落实的日期和确认人信息。

告知函的写作要点

撰写告知函时，应注意以下几点： 1. **清晰的结构**：告知函应有一个清晰的结构，包括标题、开头、正文、结尾和附件。 2. **明确的信息**：确保通知的内容准确无误，避免使用模糊或含糊的表述。 3. **礼貌的语言**：使用正式而礼貌的语言，体现出对收件人的尊重。 4. **详细的收件人信息**：确保收件人的信息准确无误，包括姓名、职位、单位等。 5. **明确的发送日期**：告知函中应注明发送日期，以便收件人了解信息的时效性。

落实函的写作要点

撰写落实函时，应注意以下几点： 1. **确认事项的明确性**：在落实函中，应明确指出已落实的事项，避免产生误解。 2. **详细的落实内容**：详细描述落实的具体内容，包括时间、地点、参与人员、执行情况等。 3. **确认人的签字**：落实函应由相关负责人签字确认，以确保其权威性和可信度。 4. **跟进事项的说明**：如果某些事项尚未完全落实，应在落实函中说明后续跟进计划。 5. **附件要求**：如有相关附件，应在落实函中注明附件名称和数量。

告知函和落实函的用途

告知函和落实函在商务活动中有着广泛的应用，以下是一些常见的用途： 1. **会议通知**：告知会议的时间、地点、议程等信息。 2. **项目进展报告**：告知项目进展情况，包括已完成的工作和下一步计划。 3. **合同签订确认**：确认合同条款的达成和签订。 4. **付款通知**：告知付款的具体金额、时间、方式等信息。 5. **投诉处理**：告知投诉的处理结果和后续措施。

告知函和落实函的格式示例

以下是一个告知函的格式示例： ``` [公司名称] [公司地址] [日期] [收件人姓名] [收件人职位] [收件人单位] 主题：关于[事项名称]的通知 尊敬的[收件人姓名]： 根据[具体事项]，现将有关事项通知如下： [事项具体内容] 请予以关注，如有任何疑问，请及时与我们联系。 谢谢！ 此致 敬礼！ [发件人姓名] [发件人职位] [发件人单位] ``` 以下是一个落实函的格式示例： ``` [公司名称] [公司地址] [日期] [收件人姓名] [收件人职位] [收件人单位] 主题：关于[事项名称]的落实函 尊敬的[收件人姓名]： 关于[事项名称]，我们已经按照要求进行了落实，具体如下： [落实事项概述] [落实具体细节] 落实日期：[具体日期] 确认人：[确认人姓名] [确认人职位] 如有其他问题或需要进一步沟通，请随时与我们联系。 谢谢！ 此致 敬礼！ [发件人姓名] [发件人职位] [发件人单位] ``` 通过以上示例，可以更好地理解告知函和落实函的写作格式和内容要求。在实际应用中，根据具体情况进行调整和完善。